外贸问答:外贸操作流程与技巧详解

外贸的流程是怎么样的?是要从跟单做起吗?

跟单人员跟对外贸易基础性的专业人才,从跟单做起有什么好处呢?跟单人员本身就是已经对客户接到的定单、落实和安排可以先从产品熟悉,对外推销贸易首先对自己产品不熟悉的话,就很难向客户进行推销。

因此我认为,从跟单员做起的话,个人的定单进行工厂的落实和安排,首先基础的熟悉零售商的产品,包括产品在整个工厂生产运作当中的外贸操作流程,更有利与从事对外业务谈判当中怎么向客人进行介绍,包括产品的流程,性能、特性,更有利于向客人推销,客人跟你谈判是购买你的产品的。

外贸上的发票有三种,一种叫形式发票,供外商汇款,一种是商业发 票报关用的,一种是税务所购买的。是这样的吗?

首先一种叫形式发票,形式发票是在跟客人谈判签定合同,在合同没有正式的被确认之前,有的国家的客户,有的地区、有的国家的人在合同正式落实之前要你先传真一份形式发票给他。

目的是用来申请外汇,或者是申请进口许可证,还有就是用来办理申请,先做这方面申请的用途,这种叫形式发票,因为是一种形式上的发票,所以不能作为正式发票来使用,因此这种形式发票对买卖双方都是没有约束力的。

合同正式执行过以后,当合同正式签订以后要向客户开具一份商业发票,客户用来报关,用来银行结算的。应该是两种发票。

形式发票只是一种形式上的,用来对方申请外汇,或者办理进口许可证,或者向银行开出信用证的申请,是一种形式上的,对买卖双方都是没有约束力,货物正式交出以后我们就要开出一张发票叫商业发票,主要是用来货物结算的。

英文水平的高低是否对外贸工作有至关重要的影响?

英语水平的高低当然对外贸会有至关重要的影响了,因为作为一个对外贸易的人员,是需要有一定的英语基础的,尤其是英语口语,因为你要和客户交流洽谈。

所以不光是能看得懂,关键是要用口号表达,本身对外贸易就是与客户的沟通与交流,对英语口语水平的交流是有一定要求的,要能够表达。

能否介绍一下外贸交易过程中的合同陷阱?

在外贸交易的整个过程当中,因为合同上的诈骗有时候是很多的,我们跟对方谈判的时候一定要把各种合同条款,因为合同里面主要的交易条款,我们一定要很明确具体,必须要掌握合同当中最主要的几个交易条款。

比如说品名、价格、特别是对外贸易有一个价格条款,对外报的价格用的是什么价格数必须要明确,因为刚刚涉足外贸的业务人员,往往对这一点,比如说一个商品每一打五块美金,这五块美金是哪一个价格条件下的美金呢,价格俗语要明确。

比如说是装运港的 FOB 价格,因为 FOB 价本身就是在我们这边装运港装船,这个价格分包多,运费、保险费都是由对方办理的,如果是 CFR 价,我们需要支付到目的港的运费,我就讲常用的三个。

在外贸当中这是最基本的还有一种我们叫 CIF 价,这个价格我们不仅要承担到目的港的运费,我们还要支付保险费,首先要防止合同上面的一些诈骗。

如果合同上面的东西不明确的话,很可能对方说我当时报的是 FOB 价,结果对方会说我要求的是 CIF 价,现在怎么是 FOB 呢,就会发生纠纷了,因为 CIF 价我们不仅承担运费,我们还要负担保险费,按照道理来说。

我们应该是报 FOB 的话这两项费用我们都不用做了,都是对方的,定价格条款的时候一定不能忘记合同的价格条款,用什么价格条款报的什么价。这一点作为新手是比较注意的。

我再举一个例子,关于合同上面的欺诈,产品采用什么包装,包装条款也很重要,我现在讲的例子就是说我们在订合同的时候,每一项条款要很明确,这里面最容易带来合同上面的支付条款,包括用什么方式来支付等都要清晰得在合同中反应出来。

国际货物的结算用什么方法进行货款结算,国际买卖当中用现金支付是很少的,都是用票据,如果你是刚刚从事外贸,而且开始谈第一笔交易的时候,你坚持要对方的支付方式是用信用证L/C,这种方式也要很明确,所以在这几个方面我就觉得,因为合同会发生一些欺诈。

在价格条款上他会诈你,在支付方式上,我们坚持用信用证,当你对对方不太了解,对对方的客户不是很了解的情况下,坚持用信用证的结算方式比较稳妥一点。

能不能详细介绍一下外贸的整个外贸操作流程

(一) 接到国外客户的订单

(二) 做形式发票传国外客户,国外客户回签

(三) 做生产单传国内客户,国内客户回签

(四) 向国外客户要回唛头、彩图、条形码,把唛头、彩图、条形码传给国内客户

(五) 紧追国内客户进行生产

(六) 在离船期大约有 10 天左右,向国外客户的货代要订舱单标准格式,按要求填好之后反传船公司订舱

(七) 船公司传出正式的 S/O

(八) 一般是自己的验货员去供应商厂里验货(如果客户在大陆有验货代表一般是要求供应商把货物拖回本公司,再让客户大陆验货代表进行验货)

(九) 把 S/O 传给拖车行(在 S/O 面前注明拖柜时间、地点、时间,联系电话等前往拖柜)

(十)外贸问答:外贸操作流程及技巧详解

(十)做出报关内容即“FAX MESSAGE”,向拖车行问清报关行地址,以方便外贸公司寄出全套单据(能够归类的尽量归类,目的是减少核销单)

(十一)在“FAX MESSAGE”上注明报关行地址,再把“FAX MESSAGE”传给外贸公司(外贸公司会把报关资料传给报关行),同时给厂家下“装柜通知”

(十二) 装完柜之后,把柜号、封条号等资料填好,(需要熏蒸的货物,把熏蒸格式填好)再传给报关行,进行报关

(十三) 做出 FORM A,把 FORM A 传给外贸公司

(十四) 做装船通知传给客户

(十五) 要回报关单,加上开具增值税专用发票申请表,交给财务会计(用 9.18 汇率来计算)

(十六) 做提单补料传给船公司

(十七) 外贸公司反传正式 FORM A

(十八) 准备装船通知、产地证明(FORMA)、提单、发票、装箱单、(有时有消毒熏蒸证书),一起传给国外客户,要求国外客户付款

(十九) 把提单、DEBIT NOTE(水单)的复印件交给财务,财务付完DEBIT NOTE 的费用以后,船公司放行原始提单,本人再把以上原始单据直接寄给国外客户,以便国外客户提货

我先谈外贸的交易,一笔合同的构成通常是经过四个环节。第一个是询盘,第二是发盘,第三是还盘,最后一个环节是接受,真正是这四个环节,这四个环节当中我们讲的盘。

第一询盘是询价,第二发盘是我们根据他的询价我们报出我们的价格,是包含整个交易的主要条件,如果对我们的发盘里面有一项不能接受,他可能会提出疑义,最后是接受,如果说对整个过程没有疑义最后接受,接受就是表示合同的成立。

第二个环节和第四个环节是我们交易必不可少的环节,一笔交易的达成必须有发盘和接受,这是我们讲的交易的成立的四个环节,整个外贸的过程,外贸流程实际上包括和对方谈判要做一些准备。

谈判前的准备,在谈判中,合同的履约,最后是合同的签订整个交易就是上面的四个环节。

我们知道全部的贸易流程应该是先进行洽谈的准备,里面包含很多的内容,包括对市场的调研、客户的调研,对货源的准备,有关资料的准备。

这个资料是你的产品资料、报价单,这是准备工作阶段,然后是洽谈过程当中,在洽谈过程当中作为一个业务人员,要有一点的谈判技巧。

很重要的是你对产品对客户的了解有助于你在洽谈当中能够得心应手,能够掌握的很好,然后是合同的签订,最后是合同的履约,合同的履约同样包含对合同货物的安排,生产的安排,验货,出运最后接货。

请问信用证的结算方式风险大吗?会存在一些什么风险?怎么样才 能避免?

信用证现在是我们在进出口贸易当中采用的最多的一种结汇方式,因为信用证的结汇应该说是比较安全的,因为信用证有三个特点

第一、银行信用、因为信用证本身是银行根据进口商的要求开给我们出口商一种保证付款的凭证,本身是银行信用。开出信用证的这家银行他承担着第一的付款责任,信用证开出来以后,开证人在期间破产了。

只要我们出口方按照信用证里面的要求把货物装运了,按照信用证的有关条款进行了付单,银行就会保证付款,这是银行信用。

第二、信用证是一种自足的文件,因为信用证本身是进口商根据合同里面的条款来申请开除的,但是信用证一经银行开除以后,就是独立于我们签定合同以外的另外一个履约,信用证不再受到合同的约束,因此作为我们出口方收到信用证以后,就要按照信用证里面的条款要求安排货物的生产、出运,包括制作有关单据,只要制作的对,信用证也就保证付款了,所以信用证开出来以后是独立于合同以外另外一个履约。

第三、信用证是一种单据买卖业务,银行把信用证开出来以后,银行最后向你付款,凭什么呢?他是审查我们出口商向银行提交的单据是否正确。

如果我们出口商向银行提交的单据完全和信用证里面的条款内容保持一致,银行就百分之百的保证向你付款,不会不付款,

所以银行审查的是单据,而不是去看你的货物,至于你发的货对不对,货物的品质是否符合要求,银行是不过问的,他只审查你交给他的单据完全符合要求,他就会向你付款。

作为我们出口方来说,我们用信用证结汇的,就要做到严格按照信用证里面的条款制作单据,这样我们就能安全的收到货款。

如果说你的单据有错误,没有按照信用证里面的要求去做,银行就会可能拒付,如果单据制错了一点银行就会不付款。

我们制作的单据跟信用证如果没有保持一致的话,我们就有收不到钱的风险,因为信用证的结算方式要求我们出口商一定要单证要相符,单单相符。

因为出口单据有很多,有发票、装箱单、商检证等等很多出口单据,每一份单据之间也要完全相符。只有做到这一点了,信用证的结汇相对来说是比较安全的,是没有风险的,但是单据不一致的情况,我们的结汇就会有风险,尽管是信用证但是银行可以拒付。

在报价的过程中,很多要涉及运费问题,如何搜集到不同地方的运费 呢?

我们的货代,船公司都会提供这方面的服务的,你这批货要到哪个国家,你准备装哪家船运公司的船,你跟他们要这些资料,他们会无偿的提供给你的。

FOB 价需包含哪方面的运费,而 FOB 港口价应该怎样与出厂价互相转 换,是否有一条公式可以直接换算?

FOB价本身是我们卖方负责把货交到停在我们装运港上的船上的价格,这价格里面本身是你的成本费加上从你的工厂,比如说你的工厂到这个港口内陆的运费,这就是 FOB 价格,

要把这个价格加进去,FOB 本身是一种成本价,必须把你的货拉到码头,装上船可能产生一点费用,集装箱拉你的货产生了我们国内的这笔费用等等,这个价就包含了这些费用,他跟工厂交货价本身就不存在着内地运费这块价格了,

本身在工厂生产好了,这个价是工厂交货价从我们这方面的责任来说风险是非常小的,把产品生产好了以后只要通知客户,他怎么提,怎么装是他的事情,

FOB 和工厂交货价的转换费用没有什么公式,工厂交货价本身就是你的产品价格不包含内陆这块,也不包括我跟船运公司这块可能产生一些港口费用。

东西方外贸单据和操作惯例的差别很大吗?

西方的单据没有操作过,我不很清楚,那是国际上必不可少的比如说发票、装箱单,提单东西方都是一样的,都是必须的,一般来说按照国际的货款支付,出去是信用证的,不管是东方还是西方都要按照信用证条款进行支付,不存在操作有差别的问题,

因为信用证是国际的一个统一规则,你就按照这个进行操作,我在国外期间我也按照这个信用证来打单据。没有差别很大的,都是按照国际贸易规则办事。

L/C 中,我们需要掌握议付行的那些信息?

把单据提交银行,然后进行提款,通常是由开证银行指定我们这边一家银行叫议付行,对于议付行不存在进行什么了解,

如果对方已经指定了某一家银行为议付行的话,你把所有的单据都要送到这家议付行,单据没有问题,这家银行就可以向你付款,我们这边的通知行就可以作为我们的议付行。

请问跟单业务员在中和其他相关的同事衔接中应该注意什么?比如 说在 FOB 条件下怎么通知船务和客人?

跟单员涉及的部门和人员都比较多,首先跟单人员要处理好工厂和业务人员的关系,代表你公司向工厂安排生产任务落实生产,所以你跟下面的工厂要衔接好关系,跟单人员的工作是从单子的安排到货物的交运,都是跟单人员的工作,当货在快生产好的时候,

你要跟你的业务人员衔接好,很多公司跟单人员和业务人员是捆绑一起的,业务人员从客户那里接到定单交给你安排,这个当中你就要跟业务人员衔接好,通知他们货已经备好,

如果本身是身兼业务人员和跟单人员的话,你就直接通知客户,要装船的三四天你要跟船运公司联系,这些方面都是我们跟单人员事先要作的,在货物预计还有三四天可以交付了,就要跟船运公司进行联络,安排货柜,这当中你要做的工作

也就是说,你这批货装什么柜?必须要计算好,是 20 尺的货柜来,大小的都要计算好,作为跟单人员要到现场监装,指导货物的装柜一直到货物装上船,这票工作才告结束。

没有进出口经营权的企业如何选择出口代理商?需要注意什么事 项?

没有进出口权你想出口找代理商的话,当然找一些信誉比较好的专营外贸公司,看你是什么产品,比如说是服装的,你找一些服装出口比较大的外贸公司, 有一定资信,有一定的经营规模的,找一些比较大的外贸公司来做这个代理比较放心一点。