外贸单证流程

外贸单证流程18步骤|外贸知识

外贸单证流程18步骤

1.客户询盘:通常,在客户下达购买订单之前,会向业务部门进行相关的订单查询,以了解一些详细信息。

2.报价:业务部门会及时答复客户的查询,确认产品名称,型号,制造商,数量,交货日期,付款方式,包装规格和柜类型等。Peroforma发票将正式报价给客户。

 

3.获取订单:协商后,从客户处收到正式的订单perchase Order

 

4.下订单:在获得客户的订单确认后,下订单到工厂并安排生产计划。

 

5.业务批准:收到订单后,业务部门首先制作一个业务审查表。如实填写“出口合同审查表”中的项目,并尽可能列出所有估计费用。合同的批准必须附有客户订单和与工厂的收购合同的传真。审核表必须由销售员签名,部门经理批准,然后提交给管理人员进行审核,然后才能执行。如果金额很大,或者有诸如预付款和佣金之类的条款,则必须获得公司总经理的批准。合同获得批准后,将制定销售订单并将其移交给部门流程人员进行跟进。

 

6.下达生产通书:确认交货日期后,如果满足以下条件,业务部门可以发出生产通知书并通知工厂准时生产:

 

6.1:如果是用信用证付款的客户,通常会在交货日期前1个月确认收到信用证。收到信用证后,业务员和单证人员应分别检查信用证,以检查信用证是否存在。是否可以保证交货日期以及其他可能的问题,有什么问题应立刻请客人改正。

 

6.2:如果是T / T付款客户,则必须确认已收到押金。

 

6.3:如果是客户开设帐户或通过银行D / A等收取外汇,则经理需要确认。

 

7.验货:

 

7.1:交货日期前一周,应通知公司检查员检查货物。

 

7.2:如果客户要亲自检查或由指定的检查员检查货物,则应要求客户检查货物,并在交货日期前一周将检查日期通知计划部门。

 

7.3:如果客户指定第三方检验公司或公正行检验货物,则必须在交货日期前两周与检验公司联系以约定检验时间,并确保在交货之前安排好检验时间日期。确认检查时间后,通知工厂。

 

8.基本文件的准备:工厂提供的装箱材料,订立出口合同,出口商业发票,装箱单和其他文件(应由业务跟单员准备并移交给单证员)。

 

9.商检:如果是国家法定的商检产品,在向工厂下订单时应说明商检要求,并提供出口合同,发票和其他必需的商检材料。此外,应通知工厂将来产品的出口港,以便工厂可以进行商检。应当在发货前一周获得商检换证凭证。

 

10.船只租赁和仓库预订:

 

10.1:如果与客户签订的合同是FOB CHINA条款,则通常客户将指定一家货运代理或船公司。应尽快与货运代理联系,以告知交货意向,了解要安排的出口港口,船期等。Q确认工厂的交货时间是否至少在航行时间表前一周,以及是否装运日程安排可以满足客户要求的交货时间。ING ORDER应该在交货日期的两周前寄给货运公司书面订仓通知,通常在船开航前一星期就可以拿到订仓纸。

 

10.2:如果卖家支付运费,请尽早与货运公司或货运公司联系,以了解时间表,运费,出发港等。比较之后,请选择价格优惠,信誉良好和合适的货运时间表的货运公司,并告诉业务员通知客人。如果客人不同意,请选择客人批准的另一家运输公司。航行前两周进行书面订仓,程序与上述相同。

 

10.3:如果货物不足以容纳一个小集装箱,需要散装货物,请向货运代理公司订购散装仓位。当您获得入仓纸时,您还必须了解关闭时间,入仓声明要求和其他内容。

 

10.4:向运输公司预订仓时,必须传真书面订仓纸,注明计划的装运日期,集装箱类型和数量,目的港等,以免发生错误。

11.安排拖柜:

 

11.1:在货物完成并通过检验后,委托拖车公司领取并装载集装箱。拖车公司应选择安全,可靠且价格合理的公司签署长期合作协议,以确保安全和守时。应将以下信息传真至拖车公司:订仓确认书/放柜纸,运输公司,订仓号,牵引委托书,注明装货时间,柜型和数量,装货地址,报关行以及运输港口等。如果有检查公司在看装柜,则必须明确声明不能迟到。并要求回传一份上柜资料,列明柜号,车牌号,驾驶员和联系电话等。

 

11.2:将装货信息的副本传真到工厂,列明上柜时间,柜型,订仓号,订单号,车牌号和驾驶员的联系电话。

 

11.3:要求工厂在集装箱离开工厂后尽快将装货通知单传真给业务部门,注明集装箱离开工厂的时间,实际装载的货物数量等,并记录装箱编号和封条号作为提单信息。要求工厂在装入机柜后必须记住上好密封条。

12.委托报关:拖动集装箱时,将报关所需材料提交给合作的报关行,并委托出口报关和商检通关换单。通常,海关可以在海关关闭前两天进行报关。委托海关申报时,应提供装柜信息,包括装载的货物和数量,港口,运输公司,定仓号,集装箱号,船舶开闭时间,拖车公司,集装箱的类型和数量以及本公司的联系人员和电话等。

13.获取运输文件:

13.1:最迟在航行两天内将提单资料的补充内容传真至运输公司或货运代理。补货应根据信用证或客户的要求进行,并提供正确数量的货物,以及一些特殊要求,包括运输公司随同提单出的船证明等。

 

13.2:督促船公司尽快签发提单样本和货运单。仔细检查样品的正确性后,以书面形式向运输公司确认提单的内容。如果需要由客户确认提货单,则必须先将提单模板传真给客户,然后,运输公司将在确认后签发正本。

 

13.3:及时支付运杂费用,并在付款后通知货运公司及时获取提单等运输单据。运费的付款应予以登记。

 

14. 准备其他文件:

 

14.1.商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要提前20天办理。

 

14.2.FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。

 

14.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。

 

14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。

 

14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。

 

15.交单:

 

15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才交银行议付。

 

15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。

 

15.3.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

 

16.业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查询,统计等。

 

17.文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

 

18.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线等信息,为业务员报价提供帮助。

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