外贸人员日常工作内容

(一)组成人员:

老板—-定目标 盯结果-

望远镜—-全面的看待市场和使命,要有前瞻性;追求结果的同时,注重培育良好业务员良好的操作习惯。

 

外贸经理(可能和老板是同一个)—-盯目标、抓过程、勤汇报

平面镜—-帮助业务员做好工作,真实看待,时刻检查工作,及时向老板汇报操作进展。

 

外贸部业务员—-做过程,强有力地正确执行、勤汇报

显微镜—做好过程,把事情做细,从小处入手,精细的做好每一件事情!遇到解决不了的问题,及时反馈,寻求解决,不要拖延。共同的关键词:开心、付出有回报(个人能力提升和经济收入)

 

(二)操作规范

业务员

1.准备报价单:

A.报价单采用文本形式,其优点文件小,不易受电脑病毒感染,海外买家更愿意接受。

B 报价单的确定需有生产部门和销售部门的协助,大家经过详细分析,最后确定。争取同一产品能有针对不同地区或特点客户的多种报价,如一般来讲中东和东南亚地区的客户对价格特别敏感,要求第一次报价就有竞争力,而美国的客户对产品的附加值和服务比较关心,报价时就要考虑这部分的成本,同时要向客户说明。

 

2.准备电子样本、图片:

由于您公司的产品目录上的产品图片摄影已非常专业,因此对其进行扫描处理,当然如有需要,还可进行重新拍摄。您公司需对每份产品进行详细表述,产品描述应该包括产品名称、规格、型号、最小定单量、关键人、价格、国际认证和技术参数等信息。

 

3.准备实物样本:

需由设计和生产部门配合,每件产品要提供高质量的样品,便于寄样。

 

4.接收客户询盘:

具体操作人员每天至少三次收发 email (早中晚各一次),出差时请指定有关人员代为接收和处理查询。

 

5.询盘回复:

  1. 确保回复每一个查询,不要觉得希望不大就忽略查询,重要的是和潜在的买家建立良好的沟通,而不是立即有订单。
  1. 及时报价:一般无特殊情况,客户的每次询价提问确保在一天内完成,尽量争取在两小时内完成,同时要确保报价准确,如果需要,报价时连同电子样本、报价单一起发出。回复时尽量告诉买家我们能为他做什么,扼要介绍公司并强调优势所在,完整填写公司名称、创办年份、总资产、年销售额、奖项、联系人、电话和传真等,让买家感觉我们是一家很正规的公司。

 

6.询盘整理

建一个 EXCEL 管理表格或者使用专业的管理软件,操作人员每天在买家发出查询后进行分类管理:

第一步:接收和评级, 将所有询盘按 A`B`C`D`级进行保存

第二步:建立买家数据库:

1)定期向买家发送市场资讯,行业动态,公司新闻2)隔些日子,向买家发送最新的产品或最热门的产品,并通知买家到网站上去看;

3)新产品开发:寻求买家对新产品的要求和建议,或按照买家的要求定做新产品

4)出差拜访客户;利用买家数据库找出目的地的客户,并查看每次联系的记录,与买家约时间沟通;

5)参加商展;利用买家数据库通知买家摊位号,带上商展的最新样品,追踪表格。按照买家反馈与买家约见面;

6)利用买家数据库寄送最新的样本,样品和节日问候及正常性商务问候;

7)利用买家数据库进行统计工作;了解客户源实力,地域,性质和最受欢迎的产品。

注:

A 级:有明确意向,成交可能性较大的客户。

B 级:有意向,但有些犹豫,需要通过努力才能争取的客户。

C 级:有意向,但属于长线采购,周期较长,不确定因素较多。

D 级:意向不明确,但也有可能成交。

如果需要,每月由具体操作人员将所有 A 级客户名单及具体情况提交给企业营销负责人。

 

7.客户跟进:

按 ABCD 级进行。

A 级:每周 2 次

B 级:每周一次

C 级:每半月一次

D 级:每月一次

1) 将所有的客户资料(如老客户、展览会认识的客户)放入 excel 客户管理系统中。

2) 每次收到一个陌生的邮件查询、电话或传真时,先在客户管理系统中查找他以前有没有和您联系过,问过产品,如果以前有过联系,当时的进展如何?在对该客户的情况有一个基本的判断,进行更有效的后续跟进;如果该客户以前没有联系过,则将他的资料录入到系统中。

3) 系统地跟踪每一个查询,一般每半个月至少和客户联系一次,如果有参展、新产品发布或促销活动,通知客户,有可能的话尽量邀请客户去会展现场面谈。

4) 经常利用客户管理系统来发直邮给所有问过产品的买家。

5) 常发新产品附件给买家。

6) 从节省成本角度出发,合理利用电话、传真、邮件。TEL 电话:针对 A 级客户了解详细的情况;FAX 传真:传真查询用传真回复(12 小时以内);邮件:半个月或一个月跟买家联系一次,做为日常的感情维护

 

8.客户要求寄样品

a.电子样本。先寄电子样本给客户,因为速度快而且成本为零,还有样本可随时更新。

b.真实样品。样品邮寄费一般采用样品免费,快件费倒付方式,如果客户对产品确有诚意,他会主动提出到付,这样的客户希望很大,关键就取决于样品质量了。如果样品量大,可以让买家先由 T/T 方式汇到贵司帐号。

 

外贸经理

阿里巴巴平台管理

1.为业务员开通并分配子帐户,新人员上岗要及时开通帐户。员工离职立刻将帐户冻结,转移该帐户下的客户资源并分配给其他业务员。提醒业务员做好客户解释工作。

2.新人员上岗培训,培训内容为阿里巴巴日常操作。产品信息发布和更新,引导外贸人员使用公司统一外贸报价模板。将新同事介绍给其他外贸同事和其他部门同事。做好配合。

3.协助外贸人员制作公司统一对外宣传电子模板电子报价单、产品目录。做好备份和更新工作。

4.组织学习和培训,接待阿里巴巴服务人员,组织外贸人员座谈,将操作问题及时反馈出来,并做好记录。当收到阿里巴巴外贸业务培训和管理培训时,及时将培训内容通知外贸业务员,无特殊情况一律参加培训。管理培训信息报告老板。

5.监督与汇报。通过阿里巴巴统计数据监督外贸业务员日常操作情况。每周六下班前以书面的形式将一周的工作情况和相关数据汇报老板,包括一周跟进的客户,重点客户情况等等。

7.营造良好的工作和学习氛围,要与每个业务员保持相对独立关系,不搞小团体。向老板负责。

其它业务与团队管理

外贸经理是上级领导同业务员沟通的桥梁,很多事情都是从经理那里传达给业务员的,他更是一个管理者的身份,本身业务要做好以外,还要学会怎么管理,要协调好内部与其它部门的关系,参与外贸部门的管理发展计划。

1、全面负责外贸部门的工作;

2、负责外贸市场的规划,制定团队目标及分解个人目标,带领团队实现销售目标;

3、外贸团队文化的建设和管理;

4、协调好部门与工厂,公司与客户的关系;

5、规划海外市场的中长期发展方向,所有海外市场的运营,策划,产品开发

6、产品及市场推广,开拓新客户

7、监控全部门运作,保证良好的客户服务、不断增长的订单量和安全收款

 

老板

关注结果的同时,更加关注过程。

1. 每周(原则上是每周三和周六下午)抽时间听取外贸经理汇报外贸人员操作情况。包括新客户开发、重点客户跟进、外贸人员操作中遇到的困难。及时做批复。每月与外贸团队进行一次工作 REVIEW,听取大家对公司及业务的建议,老板也可以提出对员工的期望及改进点,随时调整目标。

2.定策略,包括报价策略,产品规划和开发。为外贸人员提供好的外贸配套条件。创造良好的沟通氛围。

3. 组织人员对业务和产品不熟悉的业务员进行产品培训、工厂实习。

4.邀请外面的讲师,为业务人员培训,即时掌握最新外贸动态,提升业务专业度。