单证遗失如何处理

单证遗失,可能是由于出口商制作和保管单证不善赞成的,也可能是单据在交付邮政或快递公司转递过程中遗失的。而目前,我国对邮政及快递公司遗失文件的赔偿 制度尚不完善,一般以邮资的若干倍来计算。而外贸单证的特殊性使得这个赔偿数额无论如何也不济事。因此,发生类似事情的时候,追究责任意义不大,关键还要 靠自己去尽力补救。

首先要防患于未然,企业内部建立起比较清晰的单证制作和传递堆积。业务员自己缮制保管单证的,要注意归档管理。老业务员喜欢在交易确立以后就制作客户档 案,列明所需单证、办理时间和单证收取记录,这是个很好的经验。公司有专门的单证员的,不但单证员自己要有记录册,还要与业务员建立起单证交接登记本,避 免转交过程中的“真空”缺漏。

所有的单据,都复印一份,以备万一出纰漏时可以对照原单处理。

单证遗失后,要第一时间处理。属于自己缮制的发票装箱单等,即刻补制,属于国家机构或第三方出具的,及时通知出具人,办理补单手续。详细如下:

1.报关单据的遗失

发票等单据在报关前遗失的,尽量自己补发并快递给报关代理人。如果是长期合作的报关代理人,不妨预先留几份签章空白发票箱单等,以便急需时由报关代理人帮忙填写。这在外贸操作中比较常见。但这样做的风险很大,存在着报关代理人私用于伪造单据的可能。

随付报关的核销单遗失,必须将所遗失的核销单立即报告外汇管理局,登报声明作废,再另外出具一份核销单。

海关已签发的报关单证明联、核销联遗失,可以向海关提出书面申请补签,并随附有关证明材料,海关审核同意后,可予以补签。海关在证明联、核销联上注明“补签”字样,并按规定收取工本费。

2.提单的遗失

提单遗失后,可以通过货代补发提单,或电放(收货人无需正本提单,凭货代电报指示放货)形式解决。但办理起来较为棘手,各个船公司规定不同,通常根据与出 口商的关系而定。

因为补发提单对货代而言风险很大,如果因此出现冒领或其他纠纷 —-比如出口商恶意欺诈,将原提单交付客户或银行以后,谎称遗失,借以 扣留货物—-货代难脱干系。

特别地,如果是“记名提单”(即提单上限定具体的提货人)比较好办,只要提货人证明自己身份即可电放,但如果是“指示提单”(即提单上暂未指定收货人,这 一点在本书后面的货运章节中将详细解释)就麻烦了。如果货代信任发货人那么通常发货人一封保函(担保因此出现的所有责任由发货人自己承担)即可解决;而如 果彼此不熟悉,则货代通常会要求在出具保函的同时提供相当于货值或双倍的担保金,担保金期限甚至长达一年。这对于货主而言将是个沉重的负担。

曾有过一个实例:

一份指示提单在交付快递公司后遗失,发货人请求电放,船公司求发货人首先提供遗失声明,再到公安局报案,取得报案登记后,在船公司指定的刊物上声明提单作 废,最后再交纳200%的货值担保金。最后在买卖双方的配合下,因提货人信誉不错,船公司才最终许可免交了担保金,但此过程也耗时耗力。

提单一般三正三副,因此,除非客户要求“全套提单”,否则尽量争取保留一份正本提单,避免遗失风险。

3.原产地证的遗失或修改

如果因实际交货与申报的不符,或有其他错漏,需要修改补充原产地证内容,必须申明更改理由并提供依据,经签证机构审查符合要求后,重新办理申请手续,收回 原发原产地证,换发新证。如已签发的原产地证遗失或损毁,从签发之日起半处内,申请单位必须向签证机构申明理由并提供依据,经签证机构审查同意后重新办理 申请手续。签证机构在新签证书上注明“XX 年 XX 月 XX 日原发 XX 号原产地证作废”。这里说的签证机构,可以是进出口商品检验检疫局,也可以是各地的贸易 促进会。

单证缮制正确完整,就为收取货款奠定了基础。然而,如何在交付货物单证后顺利收回货款,仍是我们特别需要重视的。货款不能及时、安全收回,所有业务都是一 场空。前面我们曾说过,为保障出口商收回货款,理论上通行的做法是信用证。实际上除了信用证外,还有几种结算方式。不过信用证始终算最安全、最有保障的- —当然,也是手续费最的。